Kuinka työskennellä etänä: 9 vinkkiä ja työkalua etäelämän hallintaan

Oletteko yksi niistä miljoonista työntekijöistä, jotka viime aikoina etenivät etätyöhön kotoa? Tervetuloa miehistöön.

On olemassa muutama luokka, joihin saatat kuulua, kun aloitat. Jotkut ihmiset huomaavat, että ne on täysin tehty etätyö . Joillakin on paljon asioita, joihin heidän täytyy tottua. Ja on toinen ryhmä ihmisiä, jotka kokevat etätyön olevan täydellinen anarkia ja kaaos.

Mutta hyvä uutinen on: Vaikka olisitkin viimeisessä ryhmässä, on paljon vinkkejä, työkaluja ja resursseja, jotka auttavat sinua pääsemään asioiden vauhtiin mahdollisimman nopeasti.

Tässä artikkelissa käymme läpi joitain vinkkejä siitä, miten voit työskennellä tiimisi kanssa sujuvasti ja samalla varmistaa, että pysyt tuottavana ja mukavana itsellesi. Saat myös joitain parhaita etätyöntekijöiden ja työntekijöiden yhteistyötyökaluja.

Oletko valmis tuottamaan? Tehdään tämä.

OPTAD-3

Lähetä sisältö

5 menestyksen avainta etätyössä
4 parasta työkalua etätyöntekijöille
Kauko-ohjauksen oppiminen on kärsivällisyyttä
Haluatko oppia lisää?

Älä odota, että joku muu tekee sen. Palkkaa itsesi ja aloita soittamista.

Aloita ilmaiseksi

5 menestyksen avainta etätyössä

Riippumatta siitä, oletko etätyön kotona täysin uusi käyttäjä tai sinulla on jonkin verran kokemusta, parantamisen varaa on aina. Tässä on viisi asiaa, joihin sinun on kiinnitettävä huomiota varmistaaksesi, että asetat itsesi ja tiimisi maksimaaliseen tuottoon ja minimaaliseen hulluuteen.

1. Ylikommunikoi, kunnes löydät virtauksesi.

Kun sukelat ensin etätyöhön kotoa, on paljon asioita, jotka on selvitettävä - varsinkin jos on useita ihmisiä, joiden on löydettävä ryhmävirta oman henkilökohtaisen virran löytämisen lisäksi.

miten teet oman geosuodattimen

Ja tietysti tulee esiin uusia tarpeita, joita et ole koskaan odottanut.

Oletko epävarma siitä, kuka lähettää kokouksen yhteenvetosähköpostin? Kysy tiimiltäsi. Onko sinulla ongelmia uuden projektinhallintaohjelmiston asennuksessa? Hae apua. Pelkää, että aukko lastesi virtuaalitunneissa keskeyttää suuren 14.00. tapaaminen? Kerro pomollesi ja yritä löytää ratkaisu yhdessä.

Voin henkilökohtaisesti taata, että sinulla on enemmän ongelmia kuin pystyt ennustamaan. Mutta kun olet mahdollisimman ennakoiva, sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet käsitellä asioita rennosti ja varmistaa, että kaikki sujuu sujuvasti.

kuinka työskennellä etänä vitsi

2. Pidä kaikki soittokirjoilla kaikki samalla sivulla.

Kun alat käyttää uusia työkaluja ja luoda uusia tapoja tehdä asioita, dokumentoi ne ”soittokirjoiksi”. Kirjoita kaikki muistiin paikkaan, johon kaikki joukkueen jäsenet pääsevät helposti. Tämä voi olla upealla projektinhallinta-alustallasi tai jotain ilmaista ja yksinkertaista, kuten Google Drive -asiakirja tai laskentataulukko.

Kun soittokirjoissasi on kaikki kristallinkirkas, sinä ja tiimisi voitte olla ennakoivia reaktiivisten sijaan. Tämä tarkoittaa maksimaalista tehokkuutta sen sijaan, että käisit jatkuvasti samoja kiihkeitä vaiheita kysyä ja odottaa, että asiat ratkaistaan.

Luo niin monta soittokirjaa kuin tarvitset ja dokumentoi mahdollisimman paljon, mukaan lukien:

Henkilö tai rooli, joka hoitaa erityyppisiä tehtäviä, projekteja ja asioita
Vaiheittaiset ohjeet tehtävien ja projektien valmistumiseen, toimittamiseen ja raportointiin
Mitä tehdä, kun tietyt ongelmat ilmenevät (dokumentoi jokainen asia tunnistettaessa ja käsittelemällä niitä sisäisesti)
Protokolla kiireellisten ongelmien, kuten teknisten ongelmien, ratkaisemiseksi

Sinun ei tarvitse olla erittäin tiukka kaiken toteuttamisessa T: lle, mutta kaiken selkeä esittäminen auttaa niitä tarvitsevia, kun he tarvitsevat sitä.

3. Keskity tavoitteiden saavuttamiseen.

Jokaisen on löydettävä oma ura, kun hän oppii hallitsemaan etätyötä kotona. Tämä tarkoittaa, että kaikki vaihtelevat luonnollisesti siitä, miten he saavat aikaan asiat ja kuinka paljon aikaa he viettävät tiettyihin tehtäviin.

Jos hallinnoit tiimiä (tai edes vain hallitset itseäsi), keskity lopputavoitteisiin eikä niinkään polkuun, jota kuljetaan näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tämä jättää liikkumavaraa, kun on selvitettävä, mikä toimii parhaiten jokaiselle henkilölle. Aluksi saattaa tuntua siltä, että asiat menevät hitaammin, mutta kaikki menestyvät erilaisilla tekniikoilla ja tapoilla. Antaa ihmisten selvittää oman polunsa on viime kädessä paras tapa parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta pitkällä aikavälillä.

Tietenkin haluat varmistaa, että ihmiset seuraavat soittokirjoja, kun sinulla on niitä, mutta jätä tilaa heiluttamaan tilaa erilaisille persoonallisuuksille.

4. Etsi luovia tapoja edistää yhteisöllisyyttä.

Useimmissa yrityksissä osa päivästä tulee 'vesijäähdyttimeksi' tai ajaksi, joka vietetään seurusteluun työesineiden ulkopuolella. eVesijäähdytin on pyhä paikka, jossa työtoverit voivat keskustella, nauraa ja saada nopeasti henkisen tauon päivän tehtäväluetteloista.

Jos seurustelusta työtovereidesi kanssa nautit aidosti (eikä vain siitä, mitä sinun on pakko kestää), yritä varmistaa, että saat vielä tämän tiiminrakennusaikaa heidän kanssaan. Esimerkiksi yksi virtuaaliasiakkaistani tosiasiassa loi Slack-kanavan nimeltä “Watercooler”, jossa me kaikki keskustelemme, jaamme artikkeleita ja meemejä ja muita asioita, jotka eivät todellakaan ole osa tehtävämme kuvausta.

Tämä auttaa meitä ylläpitämään toveruutta ja varmistaa, että voimme viedä mielemme pois työstä silloin tällöin, kun haluamme sosiaalista vuorovaikutusta.

Voit jopa harkita virtuaalisen onnellisen tunnin järjestämistä, jossa jokainen tuo juoman ja saa kiinni videoneuvottelutyökalun, kuten Zoomin tai Skypen, kautta. Tietysti käytä tuomiosi täällä. Kaikki työpaikat eivät sovellu sekavaan sekoittimeen.

miten asiat voidaan lähettää uudelleen Instagramissa

videoneuvottelut etätyökaluista

Lähde

5. Kiinnitä huomiota työtilaan.

Työtila voi olla samanaikaisesti yksi etätyön haitoista ja eduista. Se voi olla mahtavaa, kun työmatka muuttuu 20 minuutin auto- tai junamatkasta 20 sekunnin kävelyksi sängystä työpöydälle.

Mutta jos et ole koskaan työskennellyt kotona aikaisemmin, sinulla ei ehkä ole kaikkia tarvittavia varusteita, jotta olisit täysin mukava. Saatat joutua työskentelemään keittiön pöydän ääressä sen sijaan, että sinulla olisi oma toimisto. Saatat joutua käyttämään baarituolia yrityksen tarjoaman tyylikkään kääntyvän tuolin sijaan.

Vaikka se ei olekaan ihanteellinen, on olemassa tapoja, joilla voit tasoittaa työtilaa parantamaan mukavuutta ja tuottavuutta. Varmista ainakin, että asetat etusijalle fyysisen mukavuutesi.

Tässä on muutama vinkki:

Selkäongelmat? Kokeile laittaa tyyny pylvään alle, käyttää sitä ristiselän tukena alaselässäsi tai perustaa välitön seisova pöytä, jotta et istu koko päivän.
Niskaongelmat? Jos kaulasi sattuu katsomasta alaspäin, yritä tukea kannettavaa tietyille kirjoille tai halvan jalustan ostaminen.
Pistä tilaa.Tyhjennä työpöytäsi tai pöytäsi, jotta ei aiheudu välittömiä häiriöitä. Yllätyt, kuinka paljon tämä voi auttaa.

4 parasta työkalua etätyöntekijöille

Jos työskentelet yrityksessä, on todennäköistä, että he ovat jo luoneet pohjan työkaluille, joita sinä ja tiimisi käytätte. Joissakin tapauksissa nämä työkalut ovat vain jatkoa toimistossa käyttämällesi.

Mutta jos olet vastuussa tiimin hallinnasta tai haluat vain olla tehokkaampi ihmisten kanssa tai asiakkaiden kanssa, joiden kanssa olet tekemisissä säännöllisesti, tutustu näihin mahtaviin työkaluihin, jotka voivat todella vaikuttaa päivittäiseen työhösi. päiväelämää.

1. Videoneuvottelutyökalut

Jos sinulla olisi säännöllisiä henkilökohtaisia kokouksia, voi olla vaikeaa lopettaa kylmä kalkkuna. Siksi niin monet ihmiset käyttävät videoneuvottelutyökaluja. Ne ovat parhaita etätyöntekijöiden yhteistyövälineitä, jotka auttavat sinua ylläpitämään tämän yhteistyön tunnetta jopa omissa kodeissasi.

halusin koko elämäni rahaa ja valtaa

Lisäksi useimmissa videoneuvottelutyökaluissa on käteviä ominaisuuksia, kuten näytön jakaminen, jonka avulla voit näyttää muille näytölläsi helposti esityksiä tai tehtäväluetteloita. Muita ominaisuuksia ovat videotallennus puhelun jälkeen lähetettäväksi sekä integrointi kalenteriin. Jotkut työkalut, kuten Zoomaus jopa virtuaalitaustat, jos kodin työtila ei ole aivan ihanteellinen.

Muita suosittuja videoneuvottelutyökaluja ovat:

2. Chat-työkalut

Etätyön parhaat käytännöt sanovat olevan varovaisia tarpeettomista puheluista. Siksi reaaliaikainen keskustelu on yksi parhaista etätyöntekijöiden yhteistyövälineistä - voit silti käsitellä asioita heidän esiin tullessaan keskeyttämättä toistensa keskittymistä tai aikataulua.

Keskustelutyökalut auttavat myös varmistamaan, että viiden minuutin ongelmasta ei tule 20 minuutin puhelua - jonka olet todennäköisesti kokenut jo aiemmin.

Tässä on joitain suosittuja ja todistettuja chat-työkaluja:

kuinka työskennellä etänä viestintäsovellusten avulla

Pro-vinkki: Vaikka nämä työkalut voivat olla todellinen siunaus, varokaa kohtaa, jolloin niistä voi tulla kirous. Jotkut ihmiset ovat maagisia yksisarvisia, jotka eivät koskaan häiritse ihmisiä, jotka yrittävät puhua heidän kanssaan koko päivän, kun he ovat alueella. Useimmat ihmiset eivät voi liittyä tähän.

Tarkista, onko valitsemallasi työkalulla 'Älä häiritse' -toiminto, joka sulkee tiimisi kyvyn torjua sinua koko päivän. He näkevät, että et ole tavoitettavissa, ja voit saada nämä viestit ja palata heidän kanssaan, kun se toimii sinulle.

Kaikki voittavat.

3. Projektinhallintatyökalut

Jos etätyö kotoa tarkoittaa, että sinun on muutettava tapaa hallita tehtäviä ja projekteja, on ehdottoman tärkeää varmistaa, että kaikki pysyy järjestäytyneenä ja että kaikki ovat vastuussa osuudestaan. Muuten pyydät käytännössä tärkeiden tehtävien unohtamista.

Näin projektinhallintatyökalut pelastavat päivän. Niiden avulla voit jakaa suuret projektit pienimpiin mahdollisiin rakennuspalikoihin ja jakaa ne tiimin jäsenille eräpäivillä ja kaikki tarvitsemansa muistiinpanot.

Projektinhallintatyökalut

Lähde

Vaikka siellä on joitain vakavia projektinhallintatyökaluja (ajattele työkaluja, jotka on tarkoitettu kansainvälisille yrityksille), niitä ei aina tarvita työn tekemiseen.

Tässä on muutamia tutkittavia 'aloitus' -projektinhallintatyökaluja:

4. Ajan seuranta

Aikaisemmissa tuotteissamme näytettiin joitain parhaita etätyöntekijöiden yhteistyövälineitä, mutta aikaseurannat ovat todellakin omaa hyötyäsi (tai jotain, jonka voit jakaa muiden kanssa omaksi eduksi!).

Nämä työkalut voivat olla valtava apu tuottavuuden ylläpitämiselle, varsinkin kun opit edelleen huutamaan miljoona muuta asiaa henkilökohtaisessa elämässäsi myös navigointityön päällä. Voit aloittaa pienestä yksinkertaisella ajastimella tai käyttää perusteellisempaa työkalua, joka voi kirjata aikaa eri projekteille tai seurata koko tiimin tuloksia.

Yksi suosikkini yksinkertaisimmista vinkeistä etätyötä varten on asettaa ajastin 30 minuutin välein ja tehdä viiden tai 10 minuutin tauot välillä. Hajoittamalla pitkän päivän pienemmiksi, sulavammiksi paloiksi, voin keskittyä lasersäteilylle käsillä olevaan tehtävään sen sijaan, että yritän upottaa varpaita liian moniin asioihin kerralla. (Tai kirjaudu sisään Facebookiin selataksesi mielettömästi syötteeni läpi.)

Tässä on muutama ajanseurantatyökalu yksilöille ja ryhmille:

Kauko-ohjauksen oppiminen on kärsivällisyyttä

Kuten olet todennäköisesti selvittänyt jo nyt, etätyö kotoa on aivan erilainen peto kuin mihin useimmat meistä ovat tottuneet. Jos tunnet olevasi hukkua, turhautunut tai palanut yrittäessäsi löytää oman urasi, muista vain, että kokemuksesi on täysin normaalia.

Kaavan suurin osa on aika - sinun on vain jatkettava yrittämistä, kunnes löydät sinulle ja tiimillesi parhaiten soveltuvat ohjeet, prosessit ja työkalut.

Ja jos sinusta tuntuu siltä, ettet ole niin tuottava tai tehokas kuin luulit jo tekevän, se on myös normaalia! Ei ole helppoa heittää etätyön maailmaan, varsinkin jos sinulla on suuri luettelo henkilökohtaisista asioista, jotka hoidetaan kaiken lisäksi.